HƯỚNG DẪN VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hướng dẫn lập và phát hành hóa đơn điện tử WinInvoice

Lập và phát hành hóa đơn điện tử trên web WinInvoice không hề khó như bạn nghĩ.

Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập và ký phần mềm hóa đơn điện tử WinInvoice của CÔNG TY TNHH WIN TECH SOLUTION.

Để được cầm tay hướng dẫn từng bước, hỗ trợ tận tình suốt thời gian sử dụng, hãy liên hệ Dichvudientu.vn để đăng ký hóa đơn điện tử ngay thôi. Hotline: 0968 218 418 - 0962 937 461

Bước 1: Lập hóa đơn

- Quý khách có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau đây:

Cách 1: Lập từng hóa đơn tại màn hình lập hóa đơn bán hàng:

Vào menu Hóa đơn điện tử => Tạo hóa đơn

Hoặc vào menu Quản lý hóa đơn, Tại màn hình Quản lý hóa đơn Quý khách nhấn nút “Tạo hóa đơn”

Màn hình Tạo hóa đơn hiển thị, nhập liệu các thông tin cần phát hành hóa đơn

(1) Nhập thông tin chung

- Mã số thuế

Nhập MST, nhấn nút tìm bên cạnh ô MST, hiển thị thông tin khách hàng đã có sẵn trong hệ thống bao gồm: tên công ty, địa chỉ, email…
Hoặc có thể tìm kiếm nâng cao bằng cách nhấn nút , hiển thị hộp thoại tìm khách hàng:

Nhập thông tin tìm kiếm và nhấn nút “Tìm” hiển thị danh sách khách hàng liên quan, tiếp tục nhấn nút “Chọn” để lấy thông tin khách hàng xuất hóa đơn.

- Tên Người mua

- Tên công ty: nhập tên công ty, hệ thống sẽ tìm theo danh mục khách hàng có sẵn trong hệ thống.

- Nhập Email khách hàng (hóa đơn điện tử sẽ gửi đến email này):

Nếu gởi danh sách email thì mỗi email cách nhau bởi dấu phẩy “,” hoặc dấu chấm phẩy “;”
Nếu chưa muốn gửi mail cho khách hàng khi ký hóa đơn thì ô thông tin email nhập dấu “.”

- Địa chỉ

- Điện thoại

- T.khoản Ng.hàng: Tài khoản ngân hàng

- HT.TT: Nhập hình thức thanh toán là tiền mặt/chuyển khoản

- NG.TỆ/Tỷ giá: Đơn vị tiền tệ

Nếu chọn Đơn vị tiền tệ khác VND, Quý khách nhập thêm tỷ giá tại thời điểm hiện tại

- G.chú n.bộ: Ghi chú nội bộ

Lưu ý: nếu khách hàng mới chưa có trong danh mục khách Quý khách nhấn nút "Lưu khách hàng"

(2) Nhập chi tiết sản phẩm:

Tại thông tin chi tiết sản phẩm nhấn nút “Thêm sản phẩm”

Hộp thoại Thêm sản phẩm vào hóa đơn hiển thị

- Mã sản phẩm

Có thể nhập mã sản phẩm, sau đó nhấn phím Enter, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin Tên, ĐVT, đơn giá liên quan sản phẩm hiển thị trên form.

- Tên sản phẩm

Có thể nhập tìm sản phẩm, chọn sản phẩm cần xuất hóa đơn, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin Mã sản phẩm,Tên, ĐVT, đơn giá liên quan sản phẩm hiển thị trên form.

Trường hợp muốn chủ động ngắt xuống dòng, Quý khách nhập ký tự |

- ĐVT: Đơn vị tính

Ngoài nhập các đơn vị tính bình thường (Cái, Chai, Lọ, Bộ,…), hệ thống sẽ có một số các đơn vị tính đặt biệt như sau:

NOTE: Trên tờ hóa đơn không hiển thị STT, số lượng, đơn giá, thành tiền trên hóa đơn.
NONE: Trên tờ hóa đơn không hiển thị số lượng, đơn giá nhưng có hiển thị thành tiền trên hóa đơn.

- Số lượng

- Đơn giá (-VAT): Đơn giá trước thuế

- Đơn giá (+VAT): Đơn giá sau thuế

- (%) VAT: Thuế suất (chỉ hiển thị để chọn mức thuế suất khi là mẫu đa thuế suất)

- Thành tiền (-VAT): Thành tiền trước thuế

- Nhấn nút “Lưu sản phẩm” để thêm sản phẩm vào hóa đơn và đóng hộp thoại, hoặc nhấn “Lưu và Thêm mới” để thêm vào hóa đơn và tiếp tục thêm sản phẩm kế tiếp vào hóa đơn, Ngược lại nhấn “Cancel”

- Điều chỉnh/ Tự tính tiền thuế?

Nếu ON: Có sử dụng
Nếu OFF: Không sử dụng

- Tiền hàng: Tổng tiền hàng chưa thuế

- G.Chú chiết khấu: Ghi nội dung giảm giá/chiết khấu (nếu có)

Ví dụ phát hành hóa đơn muốn hiển thị dòng ghi chú chiết khấu giảm giá trên hóa đơn.

- Tiền Chiết khấu: Nhập tiền giảm giá/chiết khấu (nếu có).

- VAT: Chọn thuế suất

Nếu mẫu 1 thuế suất: Quý khách chọn mức thuế suất
Nếu mẫu đa thuế suất: không có ô VAT ở đây, Quý khách sẽ chọn mức thuế suất tại dòng chi tiết từng sản phẩm/dịch vụ.

- Tiền VAT: Tiền thuế

- Thành tiền: Thành tiền sau thuế

(4) Nhấn nút “Lưu” để lưu hóa đơn điện tử vào hệ thống

Cách 2: Nhập hàng loạt hóa đơn từ file excel:

Vào menu Hóa đơn điện tử => Import hóa đơn

Màn hình import dữ liệu hiển thị, Quý khách click chọn tải file mẫu về máy để nhập liệu:

Quý khách nhập thông tin hoá đơn vào file excel đã tải về máy tính theo cấu trúc và định dạng mẫu đã chọn.

Quý khách cũng có thể biết rõ hơn ý nghĩa từng cột xem mô tả tại sheet “Mo ta y nghia columns”

Sau khi nhập danh sách hóa đơn vào file excel hoàn tất, để import file Excel vào hệ thống, tại màn hình Import dữ hóa đơn Quý khách chọn:

(1) Mẫu số/ Ký hiệu

(2) Chọn tệp file danh sách hóa đơn (File excel theo mẫu)

(3) Hiện thị hộp thoại, chọn file Excel danh sách hóa đơn => click (4) “Open” để bắt đầu import dữ liệu vào hệ thống, ngược lại nhấn “Cancel”

Nhấn nút “Tiến hành Import” để lưu thông tin hóa đơn vào hệ thống.

Lưu ý (*): Lưu hóa đơn thành công, trạng thái hóa đơn chưa ký, Quý khách vẫn có thể chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào của hóa đơn bằng cách nhấn “Sửa hóa đơn”, hoặc Xóa hẵn khỏi hệ thống khi nhấn “Xóa hóa đơn”.