Cũng giống như hóa đơn giấy, khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng sẽ có thể xảy những sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Kế toán phải căn cứ vào từng trường hợp sai sót cụ thể để áp dụng cách điều chỉnh đúng quy định
I. Căn cứ hướng dẫn:
- Theo Điều 9. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập của thông tư 32/2011/TT-BTC
- Các công văn khác hướng dẫn xử lý cho từng trường hợp sai sót cụ thể
II. Tổng quan về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai như sau:
- Nếu chưa gửi cho khách hàng thì được hủy hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới
- Nếu đã gửi hóa đơn điện tử lập sai cho khách hàng rồi thì xác định xem: HĐĐT có sai sót đó đã kê khai thuế hay chưa:
+Nếu chưa kê khai thuế: Lập biên bản hủy => Xuất hóa đơn mới thay thế
+Nếu đã kê khai thuế: Lập biên bản điều chỉnh => Xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót
+Riêng đối với trường hợp sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh
III. Cách điều chỉnh, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử khi có sai sót
1. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai trong trường hợp: hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
Theo Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019 của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử thì:
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Lưu ý:
+ Trường hợp này bên bán không cần lập biên bản hủy hóa đơn.
+ Cách xử lý này áp dụng cho tất cả các lỗi sai.
2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai trong trường hợp: hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua
2.1. Xử lý trường hợp hóa đơn điện tử viết sai: địa chỉ, tên công ty
- Theo quy định tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi Hóa đơn có sai sót về địa chỉ người mua nhưng đúng MST thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, miễn xuất Hóa đơn điều chỉnh.
- Theo Công văn số 11624/CT-TTHT ngày 14/10/2019 của Cục Thuế TP. HCM về Hóa đơn thì Quy định này áp dụng đồng thời đối với cả Hóa đơn điện tử.
=> Đối với hóa đơn điện tử viết sai: địa chỉ, tên công ty và đúng mã số thuế thì 2 bên chỉ cần biên bản điều chỉnh hóa đơn.
2.2. Xử lý hóa đơn điện tử viết sai các chỉ tiêu còn lại trong các trường hợp cụ thể:
- Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi đã gửi hóa đơn điện tử cho người mua rồi được thực hiện bằng cách điều chỉnh hay hủy bỏ rồi lập mới phụ thuộc vào trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đó đã được sử dụng để kê khai thuế hay chưa để có cách xử lý sẽ khác nhau:
i) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế:
- Nếu phát hiện ra sai sót thì thực hiện xử lý theo cách: Hủy hóa đơn điện tử viết sai rồi Lập hóa đơn điện tử mới
- Cụ thể như sau:
+ Bước 1: Bên bán và bên mua xác nhận sai sót và đồng ý hủy hóa đơn điện tử đã lập sai
+ Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
- Lưu ý:
+ Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Cách xử lý trên áp dụng cho tất cả các trường hợp (lỗi) sai sót (Trừ lỗi sai tên công ty hoặc địa chỉ nhưng đúng MST thì thực hiện như mực 1 nhỏ)
ii) Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế:
- Sau đó mới phát hiện ra có sai sót thì xử lý theo cách điều chỉnh hóa đơn
- Cụ thể làm như sau:
+Bước 1: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
+Bước 2: Bên bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
=> Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
- Lưu ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
a) Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra bị sai: Mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng năm
=> Đây là những sai sót về phần nội dung không ảnh hưởng đến số tiền nên các bạn không thể điều chỉnh tăng hay giảm mà chỉ có thể điều chỉnh về nội dung đúng:
+Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót)
+Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh nội dung đã ghi sai thành nội dung đúng ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung đúng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
b) Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra bị sai: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng thanh toán
=> Đây là những sai sót liên quan đến con số hoặc số tiền nên các bạn sẽ thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm: Nếu viết sai cao hơn thì cần làm điều chỉnh giảm. Ngược lại, nếu viết sai thấp hơn thì cần phải điều chỉnh tăng.
+Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót)
+Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều tăng hoặc giảm ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
c) Hóa đơn điều chỉnh sai sót của hóa đơn điện tử vừa cần điều chỉnh tăng, vừa cần điều chỉnh giảm:
- Theo Công văn số 13313/CT-TTHT ngày 11/11/2019 của Cục Thuế TP. HCM về hóa đơn điện tử thì thực hiện như sau:
3. Lập và ký biên bản điều chỉnh hóa đơn:
- Để đảm bảo nguyên tắc: Biên bản điều chỉnh HĐĐT phải có đủ chữ ký của bên bán và bên mua thì:
+Nếu bên mua có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh được lập và ký điện tử.
+Ngược lại, nếu bên mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh phải lập bằng giấy và ký trực tiếp.
(Theo các Công văn: CV số 7639/CT-TTHT ngày 24/2/2020 của Cục Thuế TP. Hà Nội, Công văn số 941/CT-TTHT ngày 10/2/2020 của Cục Thuế TP. HCM, Công văn số 411/TCT-DNL ngày 4/2/2020 của Tổng cục Thuế)
Để đăng ký và tư vấn về Hóa đơn điện tử WinInvoice - Một sản phẩm của CÔNG TY TNHH WIN TECH SOLUTION (tên cũ là MONET - BOS EVAT)
Quý khách vui lòng liên hệ Hotline: 0968 218 418 - 0962 937 461